inFILE

Produkt inFILE je aplikace, která funguje automaticky „na pozadí“ a vytváří PDF dokumenty ze všech dokladů vytvořených v systému HELIOS Orange. Vytvořené dokumenty jsou uloženy na předem definované místo a dále mohou být v souladu s nastavenými pravidly odesílány elektronickou poštou.

Tuto vlastnost lze v praxi využít pro archivaci všech faktur, pokladních dokladů, dodacích listů, servisních výkazů případně jiných firemních dokladů, které jsou vytvářeny prostřednictvím informačního systému.

Automatizované vytvoření PDF dokumentu a jeho uložení do stromové struktury dokumentů HELIOS Orange je základní možnost využití aplikace inFILE, která se převážně používá tam, kde potřebujete mít doklady v elektronické podobě.

Automatizace vytvoření a uložení dokladů lze s výhodou využít například v těchto oblastech:

• Elektronická správa dokumentů s možností jejich následného hromadného zpracování, prohledávání či předávání kontrolním orgánům.
• Nabídkově poptávkové řízení, v rámci kterého jsou automatizovaně odesílány PDF nabídky a v systému HELIOS Orange jsou ukládány a evidovány všechny odeslané verze.
• Servisní činnosti lze doplnit o elektronické zpracování a schvalování servisních výkazů tak, že HELIOS Orange zašle mailem vygenerovaný servisní výkaz ke schválení a k podpisu.
• Fakturace produktů a služeb může být s využitím inFILE částečně nebo úplně automatizována.

Aplikaci inFILE  lze prakticky nasadit v každé společnosti, která používá nebo chce používat informační systém HELIOS Orange. Funkcionalitu aplikace lze využít všude tam, kde se generuje tisková sestava.

Časté je využití aplikace inFILE ve spolupráci s jinými inPRODUKTY, pro zajištění plné automatizace v rámci firemního procesu.

Výraznou výhodou je využití inFILE v servisních společnostech, kde servisní technici vytváří a odsouhlasují servisní výkazy „vzdáleně“ na pracovišti zákazníka prostřednictvím mobilní aplikace inMOBILE.

Odesílání reportů o firemních výsledcích či stavech usnadní informovanost managementu a informuje automaticky a operativně na vzniklé stavy v hospodaření společnosti. Ve spojení s aplikací inREPORT lze vytvořené reporty ukládat a dále odesílat.

Aplikace inFILE umožňuje vytvářet elektronické dokumenty i v jiných formátech. Vedle PDF lze generovat výsledný soubor jako obrázek (JPG, BMP, GIF, TIF) nebo text soubor (RTF, TXT).

Aplikace inFILE je plug-in do systému HELIOS Orange, který vám v případě zájmu můžeme naistalovat a nastavit pro použití v souladu s vašim způsobem použití.