inMAIL

Komunikace mezi uživateli a informačním systémem HELIOS Orange. Mají-li být naše činnosti efektivní, zvláště činnosti podnikové, vyžadují určitou míru automatizace. Tam kde je automatizace možná, je účelné ji nastavit, ne jenom z důvodu snížení pracnosti, ale především z důvodu vyšší kvality, přesnosti a rychlosti zpracování informací. Kvalita a rychlost jsou parametry, které jsou vždy vyžadovány při komunikaci s klienty. A právě v této oblasti je produkt inMAIL nejčastěji využíván.

STRUČNÁ CHARAKTERISTIKA

Řešení vytvořená s použitím tohoto produktu jsou určena pro komunikaci mezi zaměstnanci a podnikovým informačním systémem. Nebo mezi dvěma informačními systémy, například dodavatele a odběratele.

Princip spočívá ve využití e-mail komunikace, resp. její rozšíření směrem k „informování“ podnikového informačního systému o e-mailové komunikaci mezi klienty a zaměstnanci nebo v poskytování jiných informaci pro potřeby ostatních podnikových zaměstnanců.

Cílem nasazení produktu je, aby veškerá důležitá podniková komunikace, putující přes poštovní schránky zaměstnanců, byla uložena, evidována a zpřístupněna všem ostatním pracovníkům a manažérům, v návaznosti na jejich přístupová práva.

AUTOMATICKY NEBO NA POKYN UŽIVATELE

Produkt inMAIL využívá ke své činnosti především evidenci elektronické pošty a firemních aktivit v informačním systému HELIOS Orange. V rámci pravidel, uložených v konfigurační tabulce, ukládá přijatou a odeslanou poštu do informačního systému a doplňuje o všechny dostupné informace, které lze získat z informací uvedených v mailu a informačním systému.

V základní verzi produktu mohou uživatelé poloautomaticky převádět označené elektronické poštovní zprávy, jednotlivě nebo hromadně, do evidence firemních aktivit. V souvislosti s převodem jsou automaticky doplněny všechny známe nebo zjistitelné informace. Jedná se především o název organizace, jméno zaměstnance a kontaktních osob, které se komunikace účastnili, datum a čas, obsah jednání a dokumenty, které byly v rámci komunikace předány. Současně systém umožní vložit informace, které jsou pro firemní potřeby nezbytné, jako například zakázka, projekt, vozidlo, nebo jiná nákladová či účetní kategorie.

V rozšířené verzi funguje produkt zcela automaticky a generuje firemní data na základě příchozích e-mailů kontinuálně tak, jak do podnikového informačního systému přicházejí. Produkt na základě pravidel uložených v konfigurační tabulce a na základě spuštěné služby, která aktivuje program, může provádět libovolné činnosti, které lze automatizovat. Jako příklad uvádíme automatizaci v oblasti zpracování přijatých faktur, ale podobně lze automatizovat i poptávky, objednávky, reklamace apod., v podstatě jakékoliv popsatelné činnosti.

FAKTURY PŘIJATÉ

Faktury přijaté mohou do společnosti přicházet elektronicky nebo tištěné. V obou případech lze použít k automatizaci produkt inMAIL.

• Faktura v elektronické podobě přijde do společnosti na dohodnutou e-mailovou adresu. Pokud toto není adresa, která je určena pro příjem faktur přijatých, majitel poštovní schránky ručně přepošle nebo si v rámci poštovního klienta nastaví automatické přeposílání na adresu faktur přijatých – například FAP@firma.cz.  Následně je automaticky zařazena do evidence došlé pošty a v rámci Workflow pravidel je dle typu dokladu vytvořen úkol pro prvního schvalujícího v řadě schvalovatelů.
• Faktura v tištěné podobě přijde do společnosti a pověřeným pracovníkem je naskenována a přímo ze skeneru odeslána na adresu pro příjem faktur. Další postup je totožný s přijetím elektronické faktury jen s tím rozdílem, že je potřebné doplnit do došlé pošty údaje o odesílateli.
• Stejným způsobem jsou zpracovány všechny přílohy, takže v podnikovém informačním systému jsou následně uloženy všechny potřebné informace a na jejich základě jsou uložený úkoly související se zpracováním faktury přijaté.